PREMESSA

La presente procedura ha lo scopo di disciplinare il processo di trasmissione, ricezione, analisi e gestione delle Segnalazioni (cd. Whistleblowing) su informazioni, adeguatamente circostanziate, riferibili  a  tutti  i  soggetti  afferenti  alla  Giochi  3  S.r.l.,  nonche´  violazioni  di  leggi  e  regolamenti,  del Modello  Organizzativo  231,  ove  adottato  all’interno  dell’Azienda,  nonche´  del  sistema  di  regole  e procedure vigenti.

La procedura e`  finalizzata a dare attuazione al Decreto Legislativo 10 marzo 2023 n. 24, recante il recepimento della Direttiva (UE) 2019/1937 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali (cd. disciplina Whistleblowing)”.

La gia` menzionata normativa prevede, in sintesi:

• un regime di tutela verso specifiche categorie di soggetti che segnalano informazioni, acquisite nel contesto lavorativo, relative a violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente;
• misure di protezione, tra cui il divieto di ritorsioni, a tutela del Segnalante nonché dei Facilitatori, dei colleghi e dei parenti del segnalante e dei soggetti giuridici collegati al Segnalante;
• l’istituzione di canali di segnalazione interni all’ente (di cui uno di tipo informatico) per la trasmissione di Segnalazioni che garantiscano, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la tutela della riservatezza dell’identità del Segnalante, della Persona coinvolta e/o comunque menzionata nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione;
• oltre alla facoltà di sporgere denuncia all’autorità giudiziaria o contabile, la possibilità (qualora ricorra una delle condizioni previste all’art. 6, comma 1, del d.lgs. n. 24/2023) di effettuare Segnalazioni esterne tramite il canale gestito dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (di seguito ANAC), nonché di effettuare Divulgazioni pubbliche (al ricorrere di una delle condizioni previste all’art. 15, comma 1, del d.lgs. n. 24/2023), tramite la stampa o mezzi elettronici o di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone;
• provvedimenti disciplinari nonché sanzioni amministrative pecuniarie irrogate da ANAC nei casi previsti dagli 16 e 21 del d.lgs. n. 24/2023.

Il sistema di segnalazione regolato nel presente documento ha anche rilevanza ai fini del D. Lgs. 8 giugno 2001, n. 231, il quale, per quanto riguarda le segnalazioni interne, le sanzioni applicabili e il divieto di ritorsione in relazione alle stesse, fa rimando al suddetto Decreto.

La  procedura  e`  altresì`  conforme  alla  normativa  in  materia  di  protezione  dei  dati  personali  e,  in particolare, alle disposizioni di cui al Regolamento (UE) 2016/679, relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (GDPR).

1. DESTINATARI

Destinatari della Procedura sono:

• i Vertici aziendali e i componenti degli organi sociali e del Comitato per la gestione delle segnalazioni di Giochi 3 r.l.;
• i dipendenti, gli ex dipendenti e i candidati a posizioni lavorative, i soci, i clienti della Giochi 3 S.r.l.,  nonche´    –   a   titolo   non   esaustivo   –   i   partner,   i   fornitori   (anche   in   regime   di appalto/subappalto),  i  consulenti,  i  collaboratori  nello  svolgimento  della  propria  attivita`

Tutti coloro che sono in possesso di Informazioni su violazioni come definite nella presente Procedura.

Rientrano, altresì, tra i Destinatari, i soggetti fisici e giuridici, non ricompresi nelle precedenti

categorie ma ai quali si applicano le misure di protezione previste dalla presente Procedura.

Quanto   previsto   nel   presente   documento   si   applica   anche   alle   Segnalazioni   anonime,   purche´ adeguatamente circostanziate, come definite nella presente Procedura.

2. SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE

La Procedura ha lo scopo di disciplinare il processo di trasmissione, ricezione, analisi e gestione delle Segnalazioni, compresa l’archiviazione e la successiva cancellazione sia delle Segnalazioni sia della documentazione  ad  esse  correlata,  con  le  modalita`   indicate  nel  presente  documento,  effettuate tramite il software Factorial.

Le violazioni che possono essere segnalate ai sensi del Decreto Whistleblowing devono avere ad oggetto    comportamenti,    atti    od    omissioni    che    ledono    l’interesse    pubblico    o    l’integrita` dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui il Segnalante sia venuto a conoscenza nel contesto lavorativo di Giochi 3 s.r.l. e che consistono in:

1. Condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto 231 o violazioni del Modello 231, che non rientrano negli illeciti di seguito indicati;
2. Illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione Europea o nazionali (così` come richiamati nel Decreto Whistleblowing) relativi ai seguenti settori:
   1. Appalti pubblici
   2. Servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo
   3. Sicurezza e conformità dei prodotti
   4. Sicurezza dei trasporti
   5. Tutela dell’ambiente
   6. Radioprotezione e sicurezza nucleare
   7. Sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali
   8. Salute pubblica
   9. Protezione dei consumatori
   10. Tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi
3. Atti o omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione Europea, così` come indicati nel Decreto Whistleblowing;
4. Atti o omissioni riguardanti il mercato interno, comprese le violazioni delle norme dell’Unione Europea in  materia  di  concorrenza  e  di  aiuti  di  Stato,  nonche´  le  violazioni  riguardanti  il mercato interno connesse ad atti che violano le norme in materia di imposta sulle societa`  o i meccanismi il cui fine e`  ottenere un vantaggio fiscale che vanifica l’oggetto o la finalita`  della normativa  applicabile  in  materia  di  imposta  sulle  societa`,  così`  come  indicati  nel  Decreto Whistleblowing:
5. Atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalita` delle disposizioni  di cui  agli atti dell’Unione nei settori indicati nei numeri 2), 3) e 4).

La Procedura si applica alla Giochi 3 S.r.l., che la adotta e che ne garantisce la corretta e costante applicazione,  nonche´  la  massima  diffusione  interna  ed  esterna,  nel  rispetto  delle  prerogative  di autonomia e indipendenza di ciascuna Societa`.

Sono escluse dal perimetro di applicazione della Procedura le Segnalazioni inerenti a:

• contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del Segnalante, che attengono esclusivamente alla disciplina del rapporto di lavoro o ai rapporti con le figure gerarchicamente sovraordinate, salvo che siano collegate o riferibili alla violazione di norme o di regole/procedure interne;
• violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonche´ di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato dell’Unione Europea;
• violazioni disciplinate in via obbligatoria da atti dell’Unione Europea o nazionali, come indicati nell’art. 1, 2, lett. b), del d.lgs. n. 24/2023 (in materia di servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza dei trasporti e tutela dell’ambiente);
• fatti o circostanze rientranti nell’applicazione di disposizioni nazionali o dell’Unione Europea in materia di informazioni classificate, segreto forense o medico e di segretezza delle deliberazioni degli organi giurisdizionali, ovvero rientranti nell’applicazione di disposizioni nazionali in materia di procedura penale, di autonomia e indipendenza della magistratura, delle disposizioni sulle funzioni e attribuzioni del Consiglio Superiore della Magistratura, in materia di difesa nazionale e di ordine e sicurezza pubblica, nonche´ in materia di esercizio e tutela del diritto dei lavoratori di consultare i propri rappresentanti o i sindacati, di protezioni contro le condotte o gli atti illeciti posti in essere in ragione di tali consultazioni, di autonomia delle parti sociali e del loro diritto di stipulare accordi collettivi, nonche´  di repressione delle condotte antisindacali;
• le attivita` di competenza del Funzionario alla Sicurezza e Government Liaison, relative alla trattazione e gestione delle informazioni classificate ex DPCM 6 novembre 2015 5 (“Disposizioni per la tutela amministrativa del segreto di Stato e delle informazioni classificate e a diffusione esclusiva”) e successive modifiche;
• richieste di esercizio dei diritti in materia di protezione dei dati personali nei confronti della Giochi 3 S.r.l. (c.d. diritti privacy), ai sensi del Regolamento (UE) n. 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR) e dei lgs. 30 giugno 2003 n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali) e d.lgs. 10 agosto 2018, n. 101 e successive modifiche e integrazioni, per le quali si rimanda ai contatti interni aziendali e alle relative procedure.

Qualora dette circostanze siano rilevanti anche ai sensi del Modello Organizzativo 231 dovranno essere oggetto di Segnalazione, come previsto dalla presente Procedura.

3. DESCRIZIONE DEL PROCESSO E RESPONSABILITA`

• Scopo e descrizione del processo

Per le Segnalazioni riguardanti Giochi 3 S.r.l., l’owner del canale di segnalazione e del relativo processo di segnalazione e`  Factorial, ferme restando le responsabilita`  e le prerogative del Collegio Sindacale sulle segnalazioni allo stesso indirizzate, ivi incluse le denunce ex art. 2408 del Codice civile.

Al fine di dare seguito alle Segnalazioni, il Comitato per la gestione delle segnalazioni di Giochi 3 si avvale del supporto di Aliante S.r.l., e della societa`  sua controllante Mgholding S.r.l., nel rispetto dei principi stabiliti e dagli standard richiesti.

La Funzione svolta da Aliante S.r.l. e da Mgholding e quella di supporto al Comitato per la gestione delle   segnalazioni,   essa   svolge   altresì`   gli   approfondimenti   istruttori   richiesti   da   ANAC   sulle Segnalazioni esterne ovvero sulle Divulgazioni pubbliche riguardanti, dandone informativa al Comitato per la gestione delle segnalazioni di riferimento.

Le Funzioni aziendali di Giochi 3, eventualmente interessate da Enti, Istituzioni o Autorita`  esterne in merito a Segnalazioni esterne o Divulgazioni pubbliche, attivano tempestivamente la Funzione di Aliante S.r.l. e di Mgholding per gli approfondimenti di competenza.

• La trasmissione della segnalazione

I Destinatari della presente Procedura, che vengono a conoscenza di Informazioni su violazioni, sono tenuti ad effettuare una segnalazione attraverso le modalita` di seguito descritte:

Chiunque riceve una segnalazione, in qualsiasi forma (orale o scritta), deve trasmetterla tempestivamente, e comunque entro 7 giorni dal suo ricevimento, a Giochi 3 S.r.l attraverso il canale di segnalazione interno di seguito definito, dando contestuale notizia della trasmissione al segnalante (ove   noto).   E`    altresì`   tenuto   a   trasmettere   l’originale   della   segnalazione,   inclusa   eventuale documentazione  di  supporto,  nonche´  l’evidenza  della  comunicazione  al  Segnalante  dell’avvenuto inoltro della segnalazione. Non puo`  trattenere copia dell’originale e deve eliminare eventuali copie in formato digitale, astenendosi dall’intraprendere qualsiasi iniziativa autonoma di analisi e/o approfondimento.  Lo  stesso  e`  tenuto  alla  riservatezza  dell’identita`  del  segnalante,  delle  persone coinvolte e/o comunque menzionate nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La   mancata   comunicazione   di   una   segnalazione  ricevuta   nonche´   la   violazione   dell’obbligo   di riservatezza costituiscono una violazione della Procedura e potranno comportare l’adozione di provvedimenti disciplinari

• La gestione delle segnalazioni scritte tramite Factorial

Al fine di gestire al meglio le Segnalazioni, Giochi 3 S.r.l. si e` dotata di uno specifico e dedicato canale di segnalazione interno, integrato al proprio software gestionale fornito da Factorial. Il link per raggiungere la piattaforma ed effettuare la segnalazione, presente nel sito di Giochi 3, e` il seguente:

https://mg-holding.factorial.it/complaints

In particolare, il canale prevede un’area pubblica per il segnalante, atta a permettere l’inserimento della segnalazione e dei correlativi dati, monitorare il suo stato di avanzamento e scambiare eventuali messaggi con il ricevente. Inoltre, il software offre un’area riservata per la gestione di tali segnalazioni da parte dell’Organo di Vigilanza di Giochi 3 o suoi delegati.

Il segnalante puo` accedere alla piattaforma senza bisogno di autenticazione. Il modulo di segnalazione e` così` strutturato:

• Informazioni sul canale;
• Modulo di reclamo;
• Descrizione;

Al  termine  della  segnalazione  il  portale  chiedera`  al  segnalante  la  creazione  di  una  password  per accedere al reclamo. Tale password dovra` essere di almeno 10 caratteri.

Creata la password il portale genera un numero di report, consistente in un codice di 16 caratteri alfanumerici (One Time Key Code), non replicabile in caso di smarrimento generato dalla piattaforma e fornito al segnalante al momento dell’inoltro della segnalazione. Tramite questa key code, la quale consiste appunto in una password creata dal segnalante, il medesimo monitora lo sviluppo del procedimento  eventualmente  avviato,  ha  la  possibilita`  di  integrare  la  segnalazione  e  di  dialogare anonimamente con l’ufficio di Giochi 3 s.r.l. predisposto alla gestione delle segnalazioni.

Vengono tracciate tutte le operazioni svolte da qualsiasi utente, ad esclusione del segnalante, ai fini dell’attribuzione delle responsabilita` delle operazioni eseguite.

Tramite il software adottato dalla Giochi 3, al segnalato viene garantito, opzionalmente, l’anonimato.

Il software garantisce altresì` i piu`  alti standard di sicurezza:

Crittografia in transito: Tutti i dati inviati alla piattaforma, o verso quest’ultima, sono crittografati in transito attraverso le migliori  pratiche del settore, utilizzando il Transport Layer Security (TLS). E` possibile consultare il relativo rapporto presso SSL LABS

Crittografia a riposo: Per la gestione delle chiavi crittografiche il fornitore del portale si affida ad AWS Key Management Service (AWS KMS). Per impostazione predefinita e` selezionato l’algoritmo di crittografia “SYMMETRIC_DEFAULT”, che attualmente rappresenta AES-256-GCM, il quale consiste in un algoritmo simmetrico basato su Advanced Encryption Standard (AES). Queste chiavi sono utilizzate per criptare/decriptare i nostri bucket S3, i database, il secret manager, lambda, redshift e lightsail.

Per approfondimenti: https://factorialhr.com/security

• Altre forme di segnalazione

Le segnalazioni possono essere altresì` trasmesse:

• Telefonicamente, ai recapiti resi pubblici;
• Tramite e-mail, al seguente indirizzo: segnalazioni@giochi3.it;
• Mediante incontro diretto con il personale di Giochi 3 r.l. competente.

In tal caso, previo consenso del segnalante, il colloquio e`  documentato a cura del personale addetto mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale, che il segnalante puo`  verificare, rettificare e confermare mediante sottoscrizione.

Giochi 3 S.r.l. si riserva la facolta`  di indirizzare il segnalante alla piattaforma come descritta affinche´ sia usato il relativo canale informatico di segnalazione per una piu`  puntuale e corretta gestione della stessa.

• La registrazione della segnalazione

Tutte  le  segnalazioni,  indipendentemente  dalla  modalita`   di  ricezione,  sono  registrate  nell’area riservata della piattaforma, che costituisce il database riepilogativo dei dati essenziali delle segnalazioni e della loro gestione (tracciata tramite workflow) e assicura, altresì`, l’archiviazione di tutta  la  documentazione  allegata,  nonche´  di  quella  prodotta  o  acquisita  nel  corso  delle  attivita`  di analisi. La consultazione delle informazioni presenti sulla piattaforma e`  limitata al solo al Comitato per la gestione delle segnalazioni ed ai soggetti specificatamente incaricati ed appartenente alla funzione di supporto svolta da Aliante S.r.l. ed Mgholding

• Classificazione e analisi preliminare della segnalazione

Il personale della funzion di controllo coinvolto nelle attivita`  di supporto al Comitato per la gestione delle segnalazioni, di cui alla presente Procedura, analizza e classifica le segnalazioni, al fine di definire quelle potenzialmente rientranti nel campo di applicazione della presente Procedura.

Nell’ambito di tali attivita` di supporto, la funzione di supporto di Aliante S.r.l. ed Mgholding fornisce al segnalante tramite il software:

• entro 7 giorni dalla data di ricezione della segnalazione, un avviso di ricevimento della stessa;
• entro 3 mesi dall’avviso di ricevimento della segnalazione o, in mancanza di tale avviso, entro 3 mesi dalla scadenza del termine di 7 giorni dalla presentazione della stessa, un riscontro con informazione sul seguito che viene dato, o si intende dare, alla segnalazione, specificando se questa rientri o meno nell’ambito di applicazione del lgs. n. 24/2023.

Le segnalazioni riguardanti episodi di molestie di genere, sessuale e di bullismo sono trasmesse dalla funzione di supporto immediatamente al Comitato per la gestione delle segnalazioni. Al termine del processo di gestione della segnalazione, la funzione di supporto dalla predetta policy comunica gli esiti delle verifiche effettuate, e gli eventuali provvedimenti adottati, per la successiva informativa e proposta di chiusura al Comitato per la gestione delle segnalazioni.

La funzione di supporto via preliminare valuta, anche tramite eventuali analisi documentali, la sussistenza dei presupposti necessari per l’avvio della successiva fase istruttoria, dando priorita` alle segnalazioni adeguatamente circostanziate, e comunica le suddette evidenze al Comitato per la gestione delle segnalazioni di propria competenza il Comitato per la gestione delle segnalazioni, su base documentale – e anche in considerazione degli esiti delle preliminari analisi svolte dalla funzione audit valuta:

• l’avvio della successiva fase di istruttoria;
• per le “segnalazioni relative a fatti rilevanti”, la tempestiva informativa al Comitato per il Controllo e i Rischi e al Collegio Sindacale di riferimento, per le autonome valutazioni;
• la chiusura delle segnalazioni, in quanto: i) generiche o non adeguatamente circostanziate; ii) palesemente infondate; iii) riferite a fatti e/o circostanze oggetto in passato di specifiche attivita` istruttorie gia`  concluse, ove dalle preliminari verifiche svolte non emergano nuove informazioni tali da rendere necessari ulteriori approfondimenti; iv) “circostanziate verificabili”, per le quali, alla luce degli esiti delle preliminari verifiche svolte, non emergono elementi tali da supportare l’avvio della successiva fase di istruttoria; v) “circostanziate non verificabili”, per le quali, alla luce degli esiti delle preliminari verifiche svolte, non risulta possibile, sulla base degli strumenti di analisi a disposizione, svolgere ulteriori approfondimenti per verificare la fondatezza della

Al fine di acquisire elementi informativi, il Comitato per la gestione delle segnalazioni ha facolta` di:

• richiedere alla Funzione di Supporto, fermi restando i vigenti flussi informativi, l’attivazione di verifiche sui fatti segnalati;
• svolgere, anche direttamente, nel rispetto di eventuali specifiche normative applicabili, approfondimenti tramite, ad esempio, formale convocazione e audizioni del segnalante, del Segnalato e/o delle persone coinvolte nella segnalazione e/o comunque informate sui fatti, nonche´ richiedere  ai  gia`  menzionati  soggetti  la  produzione  di  relazioni  informative  e/o documenti;
• avvalersi, se ritenuto opportuno, di esperti o periti esterni.

Nel caso in cui la segnalazione riguardi uno o piu`  componenti del Consiglio di amministrazione, del Collegio Sindacale, se presente, o del Comitato per la gestione delle segnalazioni di Giochi 3 s.r.l., il Comitato per la gestione delle segnalazioni di Giochi 3 informa l’Amministrazione e del Collegio Sindacale, se presente, per la gestione congiunta.

• L’esecuzione dell’istruttoria

La fase istruttoria della segnalazione ha l’obiettivo di:

• procedere, nei limiti degli strumenti a disposizione della funzione di supporto, ad approfondimenti e analisi specifiche per verificare la ragionevole fondatezza delle circostanze fattuali segnalate;
• ricostruire i processi gestionali e decisionali seguiti sulla base della documentazione e delle evidenze rese disponibili;
• fornire eventuali indicazioni in merito all’adozione delle necessarie azioni di rimedio volte a correggere possibili  carenze  di  controllo,  anomalie  o  irregolarita`  rilevate  sulle  aree  e  sui processi aziendali esaminati.

Non rientrano nel perimetro di analisi dell’istruttoria, se non nei limiti della manifesta irragionevolezza, le valutazioni di merito o di opportunita`, discrezionali o tecnico-discrezionali, degli aspetti decisionali e gestionali di volta in volta operate dalle strutture/posizioni aziendali coinvolte, in quanto di esclusiva competenza di queste ultime.

La funzione di supporto, nel corso degli approfondimenti, puo`  richiedere integrazioni o chiarimenti al  segnalante.  Inoltre, ove  ritenuto  utile  per  gli approfondimenti,  puo`  acquisire  informazioni dalle persone coinvolte nella segnalazione, le quali hanno anche facolta`  di chiedere di essere sentite o di produrre osservazioni scritte o documenti. In tali casi, anche al fine di garantire il diritto di difesa, viene dato avviso alla persona coinvolta dell’esistenza della segnalazione, pur garantendo la riservatezza  sull’identita`   del   segnalante  e  delle  altre   persone  coinvolte  e/o  menzionate  nella segnalazione.

La funzione di supporto cura lo svolgimento dell’istruttoria anche acquisendo dalle strutture interessate gli elementi informativi necessari, coinvolgendo le competenti funzioni aziendali e avvalendosi, se ritenuto opportuno, di esperti o periti esterni.

Le attivita` istruttorie sono svolte ricorrendo, a titolo non esaustivo, a: i) dati/documenti aziendali utili ai fini dell’istruttoria (es. estrazioni da sistemi aziendali e/o altri sistemi specifici utilizzati); ii) banche dati esterne (es. info provider/banche dati su informazioni societarie); iii) fonti aperte; iv) evidenze documentali acquisite presso le strutture aziendali; v) ove opportuno, dichiarazioni rese dai soggetti interessati o acquisite nel corso di interviste verbalizzate.

• Reporting

A conclusione di ciascuna attivita` istruttoria gli esiti sono comunicati al Comitato per la gestione delle segnalazioni di Giochi 3 S.r.l

Gli esiti degli approfondimenti sono sintetizzati in un report o, per le Segnalazioni “relative a fatti rilevanti” e/o con analisi complesse, in una nota istruttoria, in cui sono riportati:

• un giudizio di ragionevole fondatezza/non fondatezza sui fatti segnalati;
• l’esito delle attivita` svolte e le risultanze di eventuali precedenti attivita` istruttorie svolte sui medesimi fatti/soggetti segnalati o su fatti analoghi a quelli oggetto della segnalazione;
• eventuali indicazioni in merito alle necessarie azioni correttive sulle aree e sui processi aziendali esaminati, adottate dal competente management che viene informato sugli esiti delle

Al  termine  dell’attivita`   istruttoria,  il  Comitato  per  la  gestione  delle  segnalazioni  di  riferimento delibera la chiusura della segnalazione evidenziando l’eventuale inosservanza di norme/procedure.

Inoltre, se all’esito dell’istruttoria emergono:

• possibili fattispecie di rilevanza penale o di responsabilita` civile, il Comitato per la gestione delle segnalazioni puo` disporre di comunicare le risultanze ad ulteriori funzioni aziendali per le valutazioni di competenza;
• ipotesi di inosservanza di norme/procedure o fatti di possibile rilevanza sotto il profilo disciplinare o giuslavoristico, il Comitato per la gestione delle segnalazioni dispone di comunicare gli esiti agli amministratori della Giochi 3 s.r.l., per le valutazioni di competenza, che provvede a dare comunicazione al Comitato per la gestione delle segnalazioni delle determinazioni assunte.

Le Segnalazioni chiuse, in quanto palesemente infondate, se non anonime, sono trasmesse all’amministrazione  dell’azienda   affinche´   valuti  con  le  altre  strutture  aziendali   eventualmente competenti se la segnalazione sia stata effettuata al solo scopo di ledere la reputazione o di danneggiare   o   comunque   di   recare   pregiudizio   alla   persona   e/o   societa`    segnalata,   ai   fini dell’attivazione di ogni opportuna iniziativa nei confronti del segnalante.

il  Comitato  per  la  gestione  delle  segnalazioni  puo`  disporre  la  comunicazione  del  dettaglio  degli approfondimenti svolti ovvero la trasmissione delle note istruttorie di chiusura delle segnalazioni.

A valle dell’informativa verso il Comitato per la gestione delle segnalazioni, inoltre, la funzione di supporto comunica eventuali elementi di riscontro emersi dagli approfondimenti in merito a sospette frodi con potenziali impatti:

• sotto il profilo fiscale,
• in materia di anticorruzione,
• Azioni correttive: il monitoraggio

Se  dalle  analisi  sulle  aree  e  sui  processi  aziendali  esaminati  emerge  la  necessita`   di  formulare raccomandazioni volte all’adozione di opportune azioni di rimedio, e` responsabilita` del management delle aree/processi oggetto di verifica definire un piano di azioni correttive per la rimozione delle criticita`    rilevate   e   di   garantirne   l’implementazione   entro   le   tempistiche   definite,   dandone comunicazione alla funzione audit che cura il monitoraggio sullo stato di attuazione delle azioni.

Il Comitato per la gestione delle segnalazioni di riferimento monitora l’avanzamento delle azioni correttive attraverso l’informativa periodicamente fornita dalla funzione audit.

• Trattamento dei dati personali e conservazione della documentazione

Ogni  trattamento  dei  dati  personali,  anche  nel  contesto  del  portale,  e`  effettuato  nel  rispetto  degli obblighi  di  riservatezza di  cui  all’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023 e in conformita`  alla normativa sulla protezione dei dati personali di cui al Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR), al decreto legislativo 30 giugno 2003 n. 196 e al decreto legislativo 18 maggio 2018 n. 51.

La tutela dei dati personali e` assicurata oltre che al segnalante (per le segnalazioni non anonime), al facilitatore nonche´ alla persona coinvolta o menzionata nella segnalazione.

Ai possibili interessati viene resa un’informativa sul trattamento dei dati personali attraverso la pubblicazione sul portale dedicato.

In  ottemperanza  all’art.  13,  comma  6,  del  d.lgs.  n.  24/2023,  e`  stato  effettuato  un  Data  Protection Impact Assessment (DPIA), redatto ai sensi dell’art. 35 del Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR), al fine di definire le misure tecniche ed organizzative necessarie a ridurre il rischio per i diritti degli interessati, comprese le misure di sicurezza necessarie a prevenire trattamenti non autorizzati o illeciti.

Al  fine  di  garantire  la  gestione  e  la  tracciabilita`  delle  segnalazioni  e  delle  attivita`  conseguenti,  la funzione audit cura la predisposizione e l’aggiornamento di tutte le informazioni riguardanti le segnalazioni ed assicura la conservazione di tutta la correlata documentazione di supporto per il tempo strettamente necessario alla loro definizione, e comunque per non piu`  di 5 anni, decorrenti dalla data di comunicazione dell’esito finale della segnalazione al Comitato per la gestione delle segnalazioni.

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati tempestivamente. Gli originali delle segnalazioni pervenute in forma cartacea sono conservati in apposito ambiente protetto.

4. GARANZIE E TUTELE

• La tutela dell’identita` del segnalante

Le segnalazioni non possono essere utilizzate oltre quanto necessario per dare adeguato seguito alle stesse.  Fatti salvi gli obblighi di legge, l’identita`  del segnalante e qualsiasi altra informazione da cui puo`  evincersi  direttamente  o  indirettamente  tale  identita`,  non  possono  essere  rivelate,  senza  il consenso espresso dello stesso, a persone diverse da quelle competenti a ricevere o a dare seguito alle segnalazioni, espressamente autorizzate a trattare tali dati ai sensi degli artt. 29 e 32, par. 4, del Regolamento (UE) 2016/679 (Regolamento Generale sulla Protezione dei Dati – GDPR) e dell’art. 2 – quaterdecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (Codice in materia di protezione dei dati personali).

In   particolare,   l’identita`   del   segnalante   e   qualsiasi   altra   informazione   da   cui   puo`   evincersi direttamente o indirettamente tale identita`, possono essere rivelate solo previo consenso espresso dello stesso:

• nell’ambito del procedimento disciplinare, qualora la contestazione sia fondata, in tutto o in parte, sulla segnalazione e la conoscenza dell’identita` del segnalante sia indispensabile per la difesa dell’incolpato;
• nell’ambito del procedimento instaurato in seguito a segnalazioni interne o esterne, se la rivelazione dell’identita` del segnalante o di qualsiasi altra informazione da cui puo`  evincersi direttamente o indirettamente tale identita`, e`  indispensabile anche ai fini della difesa della persona

A  tal  fine,  in  tali  casi  e`  data  preventiva  comunicazione  scritta,  al  segnalante  delle  ragioni  della rivelazione dei dati riservati.

Il personale della Giochi 3 S.r.l. coinvolto nella gestione delle segnalazioni e`  tenuto alla riservatezza dell’identita` del segnalante, delle persone coinvolte e/o comunque menzionate nella segnalazione, del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione.

La riservatezza e` garantita anche a chi segnala prima dell’inizio o successivamente alla cessazione del rapporto di lavoro, ovvero nel periodo di prova, qualora dette informazioni siano state acquisite nell’ambito del contesto lavorativo oppure nella fase selettiva o precontrattuale.

E`   altresì`   garantita   la   riservatezza   sull’identita`   delle   persone   coinvolte   e/o   menzionate   nella segnalazione, nonche´ sull’identita` e sull’assistenza prestata dai facilitatori, con le medesime garanzie previste per il segnalante.

La violazione dell’obbligo di riservatezza, fatte salve le eccezioni di cui  sopra, puo`  comportare nei confronti dell’interessato l’irrogazione di sanzioni amministrative pecuniarie da parte di ANAC nonche´ l’adozione di provvedimenti disciplinari da parte di Giochi 3 s.r.l.

• Misure di protezione

Nei   confronti   del   segnalante   e`   vietato   il   compimento   di   atti   ritorsivi,   intesi   come   qualsiasi comportamento (atto od omissione), anche solo tentato o minacciato, posto in essere in ragione della segnalazione  interna  o  esterna/divulgazione  pubblica/denuncia,  che  provoca  o  puo`  provocare  al segnalante, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

La protezione e` garantita anche al segnalante anonimo, che ritiene di aver subito ritorsioni ed e` stato successivamente identificato. Le misure di protezione si applicano nei limiti e alle condizioni previste dal capo III del d.lgs. n. 24/2023 e sono estese anche a:

• le categorie di segnalanti che non rientrano nell’ambito di applicazione oggettivo e/o soggettivo previsto dal d.lgs. n. 24/2023;
• i facilitatori, le persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante che sono legate ad esso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado, i colleghi di lavoro del segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo e che hanno con esso un rapporto abituale e corrente;
• gli enti di proprieta` del segnalante o per i quali lo stesso lavora nonche´  gli enti che operano nel medesimo contesto lavorativo del

Chi ritiene di aver subito una ritorsione in ragione della segnalazione puo`  comunicarlo ad ANAC.

Gli atti ritorsivi eventualmente assunti in ragione della segnalazione sono nulli e le persone che sono state licenziate a causa della segnalazione hanno diritto a essere reintegrate nel posto di lavoro in attuazione della disciplina applicabile al lavoratore.

Ferma restando l’esclusiva competenza di ANAC in merito all’eventuale applicazione delle sanzioni amministrative di cui all’art. 21 del d.lgs. n. 24/2023, giochi 3 si riserva la possibilita`  di prevendere eventuali conseguenze sul piano disciplinare

5. GLOSSARIO

ANAC	Autorità Nazionale Anticorruzione
Divulgazione pubblica	Rendere di pubblico dominio informazioni sulle violazioni tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque tramite mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone. Ai sensi dell’art. 15, comma 1, del d.lgs. n. 24/2023, il segnalante può effettuare una divulgazione pubblica qualora ricorra una delle seguenti condizioni: i) ha già effettuato una segnalazione sia interna sia esterna, ovvero ha effettuato direttamente una segnalazione esterna e non è stato dato riscontro nei termini previsti in merito alle misure previste o adottate per dare seguito alle segnalazioni; ii) ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse; iii) ha fondato motivo di ritenere che la segnalazione esterna possa comportare il rischio di ritorsioni o possa non avere efficace seguito in ragione delle specifiche circostanze del caso concreto, come quelle in cui possano essere occultate o distrutte prove oppure in cui vi sia fondato timore che chi ha ricevuto la segnalazione possa essere colluso con l’autore della violazione o coinvolto nella violazione stessa.
Facilitatore	la persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione e che opera nel medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata.
Informazioni sulle violazioni	informazioni adeguatamente circostanziate, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni conseguenti a comportamenti (commissivi o omissivi) commessi o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commessi,

	nonché elementi riguardanti condotte, anche omissive, volte a occultare tali violazioni. Rientrano anche le informazioni su violazioni acquisite nell’ambito di un rapporto giuridico non ancora iniziato o nel frattempo terminato, qualora dette informazioni siano state acquisite nell’ambito del contesto lavorativo, compreso il periodo di prova, oppure nella fase selettiva o precontrattuale.
Modello Organizzativo 231	il modello di organizzazione, gestione e controllo eventualmente adottato da Giochi 3 e dalle società controllate ai sensi del d.lgs. n. 231/2001.
Comitato per la gestione delle segnalazioni	Organismo della Giochi 3 s.r.l. nominato e dotato di autonomi poteri d’iniziativa e controllo che ha il compito di gestire l’iter delle selezioni
Persona coinvolta	la persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione effettuata tramite il canale interno o esterno, denuncia, divulgazione pubblica, come soggetto a cui la violazione è attribuita o comunque riferibile.
Personale	coloro che sono legati a Giochi 3 o alle società controllate da un rapporto di lavoro subordinato o di prestazione occasionale nonché i vertici aziendali e i componenti degli organi sociali e dell’Organismo di Vigilanza di e delle società controllate (anche qualora esercitino tali funzioni in via di mero fatto).
Segnalante	la persona che effettua una segnalazione tramite apposito canale di segnalazione interno o esterno, denuncia, Divulgazione pubblica
Segnalazione	la comunicazione, scritta o orale, di informazioni riferibili al personale di Giochi 3 e/o a Terzi su violazioni di leggi e regolamenti, del Codice Etico e di Condotta, se adottato, del Gruppo Giochi 3 del Modello Organizzativo 231, nonché del sistema di regole e procedure vigenti.
Segnalazione anonima	Segnalazione in cui le generalità del segnalante non sono esplicitate né risultano identificabili in maniera univoca.
Segnalazione circostanziata	Segnalazione in cui le informazioni/asserzioni sono caratterizzate da un grado di dettaglio sufficiente, almeno astrattamente, a far emergere circostanze e fatti precisi e concordanti e relazionate a contesti determinati, nonché a consentire di identificare elementi utili ai fini della verifica della fondatezza della segnalazione stessa (ad esempio, elementi che consentono di identificare il soggetto che ha posto in essere i fatti segnalati, il contesto, il luogo e il periodo temporale delle circostanze segnalate, valore, cause e finalità delle condotte, anomalie relative al sistema di controllo interno, documentazione a supporto, ecc.). Nell’ambito delle segnalazioni circostanziate si distinguono le informazioni/asserzioni: i) “verificabili”, qualora in base ai contenuti della segnalazione sia possibile in concreto svolgere verifiche in ambito aziendale sulla fondatezza, nei limiti delle attività e con gli strumenti di analisi a disposizione di Audit; ii) “non verificabili”, qualora sulla base degli strumenti di analisi a disposizione, non risulta possibile svolgere verifiche sulla fondatezza della Segnalazione. Le verifiche su circostanze e valutazioni riconducibili ad elementi intenzionali e/o soggettivi risentono dei limiti propri delle attività di Audit e dei relativi strumenti a disposizione.
Segnalazione esterna	la comunicazione, scritta od orale, di Informazioni sulle violazioni effettuata dal segnalante tramite il canale di segnalazione esterno attivato dall’Autorità

	Nazionale Anticorruzione (ANAC). Ai sensi dell’art. 6, comma 1, del d.lgs. n. 24/2023, il segnalante può effettuare una Segnalazione esterna qualora ricorra una delle seguenti condizioni: i) non è prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme; ii) ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito; iii) ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero determinerebbe condotte ritorsive; iv) ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
Segnalazione interna	la comunicazione, scritta od orale, di informazioni sulle violazioni effettuata dal segnalante tramite il canale interno.
Segnalazione relativa a fatti rilevanti	i) Segnalazione che riguarda i vertici aziendali, i componenti degli organi sociali e dell’Organismo di Vigilanza di Giochi 3 s.r.l. e/o delle società controllate; ii) Segnalazione per la quale, anche dalle preliminari analisi, siano configurabili gravi violazioni al Modello Organizzativo 231, tali da esporre la società al rischio di responsabilità penale-amministrativa ai sensi del d.lgs. n. 231/2021; iii) Segnalazione su anomalie operative aziendali e/o illeciti e/o frodi e/o abusi per le quali, all’esito delle verifiche preliminari, sia stimabile per e/o per le società controllate un impatto quali-quantitativo significativo sul bilancio (in termini di tematiche di contabilità, revisione legale dei conti, controlli interni sull’informativa finanziaria). L’impatto è “significativo” sotto l’aspetto qualitativo se le anomalie operative e/o frodi e/o abusi sono in grado di influenzare le decisioni economiche e di investimento dei potenziali destinatari dell’informativa finanziaria. La significatività dell’impatto sotto l’aspetto quantitativo viene valutata dall’Organismo di Vigilanza d’intesa con l’amministrazione della società di riferimento.
Terzi	Le persone fisiche o giuridiche, diverse dal personale di Giochi 3 s.r.l. che intrattengono, a vario titolo, rapporti di lavoro, di collaborazione o d’affari con la medesima, ivi compresi – a titolo non esaustivo – i clienti, i partner, i fornitori (anche in regime di appalto/subappalto), i lavoratori autonomi o titolari di rapporti di collaborazione, i liberi professionisti, i consulenti, gli agenti e intermediari, i volontari e tirocinanti (retribuiti o non retribuiti), ovvero chiunque sia legittimo portatore di interesse nei confronti dell’attività aziendale